Como fazer uma cotação eficiente em sua farmácia?

Fala, gestor! O assunto da nossa conversa será como fazer uma cotação eficiente em sua farmácia?

Costumo dizer que quem compra sem fazer cotação, esta apenas passando pedido. E a cotação é muito mais do que apenas pesquisar por preços, eu utilizo do método do LPF que é o método de cotação do Cote Simples justamente por ser simples e direto ao ponto, mas esse é um assunto pra outro post, aqui eu quero que você se detenha a eficiência da sua cotação, aparando as arestas e melhorando nos pontos corretos.

Neste artigo, vou abordar as estratégias e dicas que me ajudaram ao longo da minha jornada a conduzir uma cotação eficiente nos negócios que gerir, abrangendo os medicamentos, genéricos, similares, cosméticos, propagados ou éticos. Então, simbora:

1. Importância da cotação para farmácias

A cotação é um processo que permite ao gestor da farmácia comparar preços entre diferentes fornecedores, também se leva em consideração estoque disponível no fornecedor, fatura mínima e prazo de pagamento. Essa prática é fundamental para garantir que os produtos comercializados tenham um custo competitivo, ou seja, um CMV que nos permita ter um lucro e crescer nossa farmácia.

Com a concorrência acirrada no varejo farmacêutico não podemos nos dar ao luxo de não cotar preços, pois garantir que o nosso estabelecimento ofereça medicamentos a preços acessíveis é fundamental pra conquistar e fidelizar clientes. E como faço isso sem prejudicar a minha margem? Uma cotação eficiente permite que o gestor da farmácia encontre bons fornecedores, preços mais competitivos, e assim, mantenha o lucro do seu negócio sempre em crescimento.

2. Identificando as necessidades da farmácia

Antes de iniciar o processo de cotação, o gestor precisa identificar as necessidades específicas da farmácia. Faça um levantamento detalhado dos medicamentos de maior saída, cosméticos mais procurados e os demais itens que compõem o estoque. Analise especialmente a demanda por genéricos e similares, que tendem a ter uma gama maior de fornecedores, até aconselho sempre a começar por eles, dando a devida a atenção só nesse grupo você já verá grandes diferenças ao cotar.

3. Explorando opções de genéricos e similares durante a cotação

Os medicamentos genéricos e similares podem ser uma alternativa mais econômica para oferecer aos clientes, mantendo a qualidade e eficácia do tratamento. Durante o processo de cotação, compare os preços entre os fornecedores, compare os preços entre as moléculas (princípio ativo) de diferentes marcas. Essa análise pode revelar oportunidades para reduzir custos sem comprometer a qualidade dos produtos vendidos ao seu cliente, sobre SKU’s gosto de ter ao menos 3 marcas diferentes para os itens de Curva A, mas isso depende da sua estratégia de precificação e de como você treina seus balconistas.

4. Pesquisando e avaliando fornecedores

Uma cotação eficiente começa com a busca por fornecedores confiáveis, um grande sinal de que aquele fornecedor está caminhando ao seu lado é quando ele demonstra transparência e satisfação em participar das suas cotações e faz o melhor para atender suas necessidades. Pesquise e selecione empresas que sejam reconhecidas pela qualidade de seus produtos, pela pontualidade nas entregas e que ofereçam boas condições comerciais. Considere, também, fornecedores especializados em determinados segmentos, como propagados ou éticos, cosméticos e até mesmo fornecedores exclusivos, pois é possível fazer comparativos de preços de moléculas iguais.

5. Negociando com fornecedores

Ao entrar em contato com os fornecedores selecionados para cotação, esteja preparado para negociar. Muitas vezes, é possível obter descontos em compras com maiores quantidades ou condições especiais de pagamento. Demonstre interesse em estabelecer uma parceria a longo prazo e ressalte o potencial de crescimento da sua farmácia. Deixe claro que ao estabelecer um relacionamento longevo com sua empresa, ele passará a ser uma das suas prioridades nas compras. Essa parceria também permite que você construa uma relação de confiança, o que pode ser valioso em momentos que necessite de prazos de pagamento flexíveis ou negociações de itens isolados para realizar suas promoções.

6. Considerando as políticas de troca e devolução

Além dos preços e condições comerciais, leve em consideração as políticas de troca e devolução dos fornecedores. Certifique-se de que haja possibilidade de substituição de produtos com defeito ou validade próxima não previamente informada, nos sabemos que coisa chata é receber um item que não queríamos ou próximo de vencer sem nosso consentimento e ainda ter tamanha burocracia na hora da devolução.

7. Utilizando tecnologia a favor da cotação

Eu adoro planilhas, sempre fui o cara que tudo que vai fazer cria uma planilha, mas como gestor percebi que meu tempo vale ouro e a tecnologia pode agilizar minha vida corrida e diminuir meu estresse. Por isso use um software de gestão em cotação para pesquisar os preços dos produtos e agilizar a listagem dos itens, a pesquisa de preços e o faturamento nos fornecedores.

Um exemplo é o Cote Simples, que modéstia à parte tem feito diferença nas cotações de farmácia. O impacto positivo desse tipo de ferramenta, que é especializada em cotações, com pessoas formadas na área e com vivência prática, vai agilizar sua gestão, permitindo que você envie solicitações de cotação para vários fornecedores de uma só vez, comparando os preços e tomando decisões rápidas. Além disso, uma boa ferramenta te ajuda a manter o registro organizado das cotações realizadas e dos fornecedores, posteriormente utilizando desses dados para barganhar ainda mais preços.

8. Acompanhando o mercado e reavaliando

O mercado farmacêutico está em constante mudança, com variações de preços e lançamento de novos produtos. Por isso, é fundamental acompanhar o mercado de perto e reavaliar as cotações periodicamente. A gestão de compras é um processo contínuo, algo interessante a ser feito é uma vez ao ano sentar com seus fornecedores e verificar se há novas moléculas no mercado ou novas opções de similares, assim seu cadastro de produtos aumenta e boas oportunidades podem surgir daí.

Conclusão

Acredito que agora você tenha conseguido entender que realizar uma cotação eficiente é essencial para o crescimento de sua farmácia. Com as estratégias corretas, é possível encontrar os melhores fornecedores, garantir preços competitivos e, ao mesmo tempo, oferecer produtos de qualidade aos clientes. A pesquisa, negociação e o uso da tecnologia são aliados indispensáveis nesse processo. Mantenha-se atualizado sobre o mercado e as demandas dos clientes, e sua farmácia estará no caminho para o sucesso nos negócios.

Vamos ter mais conteúdos sobre o assunto, mas espero que este já tenha sido útil para você. Conheça o Cote Simples.

Compartilhe suas experiências do dia a dia, dicas e perguntas nos comentários, pois juntos podemos aprender e crescer em conhecimento sobre esse tema.

Obrigado por ter chegado até aqui, nos encontraremos no próximo post! 🫡