Introdução
Se você tem uma farmácia, já deve ter vivido uma dessas situações: faltou um medicamento essencial, comprou mais do que precisava e agora tem produtos parados no estoque, ou perdeu uma boa negociação por falta de organização.
Pois é. O planejamento de compras é a chave para evitar esses problemas e transformar a gestão da farmácia em algo previsível, eficiente e lucrativo.
Neste artigo, vou mostrar tudo que você precisa considerar ao planejar suas compras, com base na minha experiência como gestor de farmácias e consultor do setor. Vamos nessa?
Planejamento de Compras: por que ele é tão importante?
Planejamento de compras é mais do que organizar pedidos. É uma estratégia essencial para garantir que sua farmácia esteja abastecida com os produtos certos, nas quantidades ideais e no momento certo.
Além de reduzir desperdícios e evitar rupturas, um bom planejamento ajuda a negociar melhores condições com fornecedores, controlar o fluxo de caixa e manter a saúde financeira do negócio.
Se você leu o nosso artigo anterior “Como organizar as compras da farmácia e economizar mais”, sabe que esse é um dos pilares da eficiência no setor.
Erros mais comuns no planejamento de compras
Veja os erros mais recorrentes nas farmácias:
1. Não analisar o histórico de vendas
Comprar com base no “achismo” é um erro grave. O ideal é analisar os produtos mais vendidos num período de ao menos 90 dias, encontrar o ponto de pedido ideal respeitando períodos de maior demanda de acordo com o comportamento dos clientes da sua região.
2. Ignorar a validade dos produtos
Principalmente com medicamentos e cosméticos, o risco de perder produtos por vencimento é real. Planejar sem considerar a rotatividade é pedir prejuízo. Isso deve ser colocado de forma clara desde o momento inicial de negociação com seu fornecedor.
3. Fazer compras por impulso
Promoções tentadoras podem levar à compra de itens desnecessários. Comprar com estratégia é muito mais rentável do que comprar por emoção. Cuidado com “pegadinhas” disfarçadas de promoção. Atenção também a brindes, se você comprar por impulso, pra ganhar uma viagem, pra ganhar uma moto ou sei lá o quê, não pense que você está ganhando, de todo jeito estará pagando por aquele “brinde”.
4. Negociar com poucos fornecedores
Isso limita seu poder de negociação. Uma boa cotação, como explicamos neste artigo “Cotação de Medicamentos: 5 Dicas para Conseguir os Melhores Preços”, pode mudar o jogo. Nosso mercado é muito competitivo, temos hoje no brasil 93 mil farmácias, o cliente tem muitas opções, se você não cotar na hora da comprar vai acabar vendendo mais caro ou abrindo mão de parte do seu lucro.
Como fazer um bom planejamento de compras em 5 passos
Aqui está o passo a passo que recomendo para farmácias de todos os portes, não importa de você fatura 10 mil ou 1 milhão:
1. Analise dados do sistema de vendas
Use seu sistema para gerar relatórios de vendas por período, depois disso gere sua demanda, assim você poderá definir seu estoque mínimo (ponto de pedido) e estoque máximo (estoque ideal). Essa base vai guiar todo o planejamento.
Obs: Se seu sistema não te entrega relatórios úteis para agilizar esse processo, pense bem, você pode estar pagando por algo que não te ajude, o sistema deve trabalhar para você.
2. Crie uma rotina de compras
Defina uma frequência: semanal, quinzenal ou mensal para cada grupo e OL (operação logística). Assim, você organiza sua agenda, evita esquecimentos, excesso de pedidos e principalmente perda de negociações por cair no erro de comprar todo dia a mesma coisa.
3. Monte uma lista baseada em categorias
No seu sistema tenha bem divido os produtos no grupo principal: referência, similares, genéricos e não medicamentos. Nos subgrupos você por dividir por setor, origem ou ação como: antibióticos, anticoncepcionais, fraldas, perfumaria e etc. Isso evita erros e facilita a visualização na hora da cotação.
4. Faça cotações com múltiplos fornecedores
Compare preços, prazos e condições de pagamento. Com plataformas como Cote Simples, é possível agilizar esse processo. Além disso um sistema como o Cote Simples vai te fazer economizar seu bem mais precioso que é o tempo, um gestor de compras precisa ser assertivo e diminuir ao máximo a quantidades de variáveis de uma cotação e ter sempre um padrão bem definido, por isso a importância de se ter um sistema de cotação que trabalha pra você.
5. Use as melhores ferramentas
Um bom ERP (software de gestão) pode transformar sua tomada de decisão. Mas não adianta você ter uma Ferrari e não saber usá-la, você precisa aprender como usar e dominar seu sistema, assim você poderá extrair o máximo dele em todos os processos da sua farmácia.
Planejamento de Compras e o impacto nos lucros da farmácia
O lucro começa na compra, não na venda.
Quando você compra bem, evita excesso de estoque, melhora seu giro e consegue margens mais competitivas. Isso reflete diretamente no resultado mensal.
Além disso, farmácias com planejamento conseguem negociar melhor com distribuidores e ainda aproveitar promoções com mais estratégia.
O que aprendi sobre planejamento de compras após anos no balcão
Depois de tantos anos atuando como comprador e proprietário de farmácia, posso te dizer com tranquilidade: as farmácias que mais crescem são aquelas que tratam as compras como prioridade estratégica e não como tarefa operacional.
Nesses anos todos já vi muitas farmácias reduzirem seus custos em até 10% apenas melhorando seu processo de compras. E o melhor: sem sacrificar a qualidade do atendimento ou dos produtos.
Planejar as compras é mais simples do que parece
Com um pouco de organização, rotina e as ferramentas certas, o planejamento de compras deixa de ser um desafio e vira um diferencial.
Comece agora. Abra seu sistema, descubra sua demanda, monte uma rotina de pedidos e melhore suas negociações. Os resultados não demoram a aparecer.
Se quiser continuar aprendendo, recomendo também o artigo sobre “Como evitar perdas no estoque da farmácia com simples ajustes”. Ele complementa muito bem o tema de hoje.
Assista:
https://youtu.be/3UI9Jo2NcPo?si=Rhd65Kw5XmMFM2EQ